Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Существенное ускорение работы сотрудников и снижение процента ошибок – это лишь малая часть того, что можно добиться благодаря оптимизации бизнес-процессов, в том числе за счет автоматизации процесса ввода документов в корпоративную систему. Для этого можно использовать универсальную платформу для документооборота, которая позволяет не только распознавать документы, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить в корпоративные информационные системы.

Одним из примеров такой программы является изделие ABBYY, которое имеет следующие возможности:

• Автоматические ответы на обращения. Благодаря функции автообучения программа может снизить затраты на внедрение и обслуживание, формируя автоответы для пользователей на основе входящих заявок или направлять заявки компетентному сотруднику.
• Обработка любых документов. Для автоматического распознавания и классификации можно использовать документы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий.
• Интеграция с корпоративной системой. Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для оптимизации бизнес-процессов стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Благодаря интеллектуальным решениям, таким как ABBYY, рутинная работа с десятками, если не сотнями различных документов может быть облегчена, что станет одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте.

Как классифицируются документы в делопроизводстве

Существует множество принципов классификации документов в делопроизводстве: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях являются два способа: классификация документов по сфере их использования и по содержанию.

Классификация по сфере использования включает следующие подгруппы:

• организационно-правовые (договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание),
• распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения),
• учетно-расчетные (бухгалтерские) (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера),
• информационно-справочные (служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные),
• нормативные (нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты) и
• коммерческие контракты или договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, определяется по содержанию документа. Так, для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Каждый документ может быть классифицирован как по типу, так и по содержанию. Сотрудники, ответственные за обработку, должны определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему и при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода и искажению данных, что в свою очередь неприемлемо, если компания хочет занимать лидирующие позиции на рынке.

Также с клиентскими запросами или электронными письмами могут возникнуть проблемы. Почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины считают, что компания должна отвечать на запросы в выходные дни и в ночное время. Несвоевременные ответы на клиентские запросы могут снизить уровень доверия к компании.

Согласно данным Accenture, 83% клиентов готовы сменить компанию, если их не устроит качество сервиса.

ABBYY предлагает решения, которые могут упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов.

ABBYY предлагает решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях и подразделениях компаний. Технология оптического распознавания текста ABBYY OCR позволяет конвертировать бумажные документы или сканы, фотографии и PDF-документы в любой редактируемый формат, включая Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno, являющаяся уникальной технологией для анализа и понимания текстов на естественных языках, способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста и анализировать события и связи. Это дает возможность увеличить полноту и качество значимой для компании информации, осуществлять классификацию документов по содержанию, искать документы, похожие по смыслу, а также аннотировать и реферировать их.

С помощью интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы клиентов, автоматически формируя ответы на основании собранных ранее электронных писем, платежей и звонков. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать любые документы, используя оптическое распознавание символов, метки и интеллектуальную обработку печатных документов. Это решение способно классифицировать структурированные и неструктурированные документы, а также документы, заполненные как на компьютере, так и от руки.

ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno для классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. Оно позволяет автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе.

ABBYY FlexiCapture и ABBYY Smart Classifier SDK будут эффективны во всех компаниях, особенно в крупных организациях, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы и контролировать доступ к конфиденциальной информации. Они также способны автоматически распределять документы по определенным категориям. С применением "умных" технологий ABBYY повышается качество обслуживания клиентов и снижается процент отказов от услуг компании, так как у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами.

Фото: freepik.com